I sistemi di archiviazione ottica documenti

Quando si parla dell’archiviazione ottica di documenti, ci si può riferire a documenti già presenti su un supporto elettronico: in questo caso riguarda la trasformazione dei documenti stessi dalla forma analogica a quella digitale; c’è anche la possibilità di adottare un sistema di archiviazione ottica per convertire in formato digitale dei documenti cartacei. Questo rende più semplici e veloci le procedure di archiviazione e consente un accesso diretto ai documenti da parte degli operatori.

Principali sistemi di archiviazione ottica

Le procedure di archiviazione ottica avvengono secondo il regolamento stabilito dall’Ordinamento Giuridico Italiano. Nel caso in cui degli archivi cartacei debbano essere trasferiti su supporti informatici, i sistemi di archiviazione ottica più avanzati sono in grado di integrarsi con i normali scanner o gli apparecchi multifunzione esistenti sul mercato. Nel corso di tali procedure, i documenti non perdono la loro integrità e l’autenticità da un punto di vista giuridico; questo è possibile grazie alla firma digitale, che garantisce la conservazione dei dati, inseriti nel software scelto in base ad esigenze specifiche. I sistemi di lettura ottica ICR (Intelligent Character Recognition) sono quelli che consentono il riconoscimento dei caratteri scritti a mano oppure dattilografati. La completa dematerializzazione dei documenti è un obiettivo che è possibile raggiungere tramite l’utilizzo di software OCR (Optical Character Recognition), in grado di riconoscere i caratteri alfanumerici di documenti stampati. La tecnologia avanzata dei sistemi OMR (Optical Mark Recognition), consente di riconoscere caratteri particolari, ad esempio trattini o crocette, come ne caso dei questionari a risposta multipla. I sistemi di riconoscimento BCR (Bar Code Recognition), infine, permettono di riconoscere i codici a barre sia sui documenti, per esempio sui documenti sanitari e le ricette farmaceutiche, che sulle etichette.

Sistemi di supporto

Questi nuovi sistemi di lettura ottica sono applicati ad un numero sempre crescente di esigenze e situazioni. Per funzionare in modo ottimale, sfruttano, a loro volta, dei sistemi di supporto che li rendono ancora più efficienti e affidabili: ad esempio, con la possibilità di un riconoscimento dei dati complesso, che consente di leggere i dati necessari per l’archiviazione anche se presentati all’interno di griglie o tabulati, oppure in fatture o moduli predefiniti, come documenti di trasporto. Un sistema specializzato, come la lettura Free Form di documenti non strutturati, consente di ricavare dati anche da un tipo di moduli che non rispettino una struttura fissa, in cui i campi da cercare possano variare di posizione. Tra le procedure più innovative, ci sono quelle di Imaging avanzato, la cui funzione è quella di migliorare l’immagine, al fine di aumentare il livello di precisione ed accuratezza nella lettura di documenti.

L’utilizzo di tecnologie digitali consente di gestire l’archiviazione ottica di documenti in modo rapido ed efficiente, con un impatto evidente in termini di risparmio di tempo per recuperare i documenti, rispetto agli archivi cartacei tradizionali; il vantaggio è anche nel risparmio di risorse umane, consentendo la riqualificazione del personale per funzioni considerate a valore aggiunto; da non trascurare la riduzione dei costi e della possibilità di errori, a causa di documenti inseriti in una posizione errata, impossibili da recuperare. L’implementazione della lettura ottica e del sistema di archiviazione digitale è oggi una realtà non solo nelle aziende e negli uffici della Pubblica Amministrazione, ma anche per contribuenti e professionisti.